Mitarbeitende archivieren

Mit der Archivierungsfunktion im spendit | Portal können Sie ehemalige Mitarbeitende aus der aktiven Verwaltung entfernen und so Ihre Tabellen übersichtlich halten.

Kurz erklärt

Mit der Funktion „Archivieren“ können Sie ehemalige Mitarbeitende im spendit | Portal aus der aktiven Verwaltung entfernen. Die Person verschwindet aus den Tabellen, bleibt aber im Hintergrund gespeichert und kann jederzeit wiederhergestellt werden.

Nutzen und Wissenswertes

Wofür ist das Archivieren hilfreich?

• Übersicht bewahren: Nur aktive Personen werden angezeigt.
• Fehler vermeiden: Keine versehentlichen Lizenz- oder Budgetvergaben.
• Daten erhalten: Historie bleibt nachvollziehbar.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Mitarbeitende archivieren

1. Gehen Sie zu „Mitarbeitende verwalten“.
2. Wählen Sie Mitarbeitende aus, die keine Lizenz zugewiesen haben. → Mitarbeitende mit aktiven Lizenzen werden ignoriert und bleiben aktiv.
3. Klicken Sie auf „Mitarbeitenden archivieren“ und bestätigen Sie.

Archivierte Mitarbeitende anzeigen oder reaktivieren

1. Öffnen Sie die Filteroptionen.
2. Wählen Sie im Dropdown Mitarbeiter Status „Archivierte Mitarbeitende“ aus.
3. Wenden Sie den Filter an, um alle archivierten Mitarbeitenden anzuzeigen. 
4. Wählen Sie Mitarbeiter aus, und klicken Sie “Mitarbeiter reaktivieren”, um deren Mitarbeiter Status zu aktuelle Mitarbeiter zu wechseln. 

Zusätzliche Tipps

• Archivierte Mitarbeitende erscheinen nicht in der Standardansicht – das sorgt für eine schlanke Übersicht.
• Eine Reaktivierung ist jederzeit möglich und stellt den Originalzustand wieder her.
• Nutzen Sie die Sammelbearbeitung, um mehrere Personen gleichzeitig zu archivieren oder zu reaktivieren – effizient bei größeren Veränderungen im Team.

Das Wichtigste auf einen Blick

✅ Archivierung hält die Mitarbeitendenliste aufgeräumt – ohne Datenverlust.
✅ Archivierte Einträge bleiben über Filter jederzeit zugänglich.
✅ Mitarbeitende können mit einem Klick wiederhergestellt werden.
✅ Sammelaktionen sorgen für Effizienz bei größeren Änderungen.

Nächste Schritte

➡️ Prüfen Sie regelmäßig Ihre Mitarbeitendenliste und archivieren Sie inaktive Personen, um die Übersicht zu behalten.
➡️ Nutzen Sie die Filterfunktion, um archivierte Einträge gezielt zu finden.
➡️ Planen Sie, ob Sie Sammelaktionen einsetzen möchten, um größere Änderungen effizient umzusetzen.
➡️ Kommunizieren Sie intern, welche Kriterien für die Archivierung gelten, um einheitliche Prozesse sicherzustellen.
➡️ Testen Sie die Reaktivierungsfunktion, um sicherzugehen, dass alle Beteiligten mit dem Ablauf vertraut sind.